خطوات العمل على النظام المركزي

  البيانات الموجودة في موقع النظام المركزي هي بيانات صُدرت سابقاً من النظام الإحصائي وهي بيانات قديمة غير مكتملة :

*   اولا : يفترض أن أرقام الهويات للمستخدمين في النظام المركزي صحيحة . ثانياً : غالبا بقية البيانات ليست جميعها صحيحة.

*   إذا نحتاج إلى تغيير البيانات القديمة في النظام المركزي بالبيانات الجديدة والمحدثة في برنامج معارف . ولكن نحتاج إلى تأكيد صحة البيانات من قبل الطالب أو الطالبة مع والي الأمر ، ثم نعتمدها في معارف . ولذلك نحن مخيرين بين عدة طرق :

الطريقة الأولى : يتم توزيع ورقة يوجد بها خانات فارغة بما يتطلبه النظام المركزي من حقول إجبارية على جميع الطلاب ليتم تعبئتها من قبل الطالب وولي أمره مع إرفاق صورة من الهوية .. ( هذا الإجراء جيد ولكن في عملية الإدخال في معارف أو النظام يكون مرهق حيث يتطلب من المدخل قراءة  جميع الحقول .. ناهيك عن حلاوة خطوط بعض الطلاب ) .

الطريقة الثانية : يتم توزيع ورقة بها معلومات الطالب الموجودة في معارف (بالحقول المطلوبة في النظام) ليتم تصحيح الأخطاء  وتعبئة الناقص من قبل الطالب وولي أمره مع إرفاق صورة من الهوية .. هذا الإجراء ممتاز  ويعتبر أولي ويسهل على مدخل البيانات تعديل البيانات بشكل أسرع وذلك لأن معظم البيانات تكون صحيحة ولا يحتاج إلا إلى خانت قليلة للتعديل ( إذا هذا أول إجراء نعمله ) .

الطريقة الثالثة : يتم توزيع ورقة بها معلومات الطالب الموجودة أصلا في النظام المركزي ليتم تصحيح الأخطاء  وتعبئة الناقص من قبل الطالب و ولي أمره مع إرفاق صورة من الهوية .. هذا الإجراء ممتاز ولكن يفضل إجراءه بعد عملية تصدير البيانات إلى النظام المركزي كخطوة أخيرة لنتأكد أن عملية التصدير التي تمت من معارف إلى النظام المركزي كانت سليمة وكذلك يتأكد ولي أمر الطالب أن البيانات النهائية صحيحة . ( إذا هذا إجراء نهائية لنتأكد من كفاءة العمل ) . أيضا هذه الإجراء يسهل على المدرسة التوقيع النهائي للطالب على صحة بياناته على كشف بيانات الطلاب المطبوع من النظام والمطلوب تسليمه للإدارة ( هذا الكشف هو كشف جماعي لجميع الطلاب كل أربع طلاب في ورقة ) .

 

البرنامج يخدمنا في التالي :

*  طباعة بيانات الطالب الموجودة في معارف ( بالحقول الإجبارية للنظام المركزي ).

* طباعة بيانات الطالب الموجودة في النظام المركزي على شكل تعهد نهائي بصحة البيانات المدخلة .

*  ترجمة الأسماء في معارف دفعة واحدة مع إمكانية إضافة ( بن أو بنت ) أو تنظيف الأسماء من ( بن أو بنت ) إذا كانت قد كتبت بطريقة خاطئة .

*  طباعة تقرير الإسقاطات لجميع الطلاب في برنامج معارف .

* طباعة تقرير يوضح الاختلاف بين البيانات الموجودة في النظام مع البيانات الموجودة في معارف .

خطوات العمل :

هذه خطوات العمل على النظام المركزي ، ولكي يتم تصدير البيانات يجب ان تكون الخطوات من ( 1 ) الى ( 5 ) قد تمت ، والا لن تستطيع تصدير البيانات وحفظها في النظام المركزي ، سواء استخدمت برنامج ترانزيت أو ادخلت البيانات يدويا.

1-   التأكد من اكتمال الأسماء الرباعية .

2-   ترجمة الأسماء في معارف دفعة واحدة باستخدام أداة الترجمة.

3- تحويل تواريخ الميلاد إلى ميلادي باستخدام برنامج معارف ( شؤون الطلاب > السجل الشامل > البيانات الأولية > تحويل تاريخ الميلاد الهجري ) لجميع الطلاب. والبرنامج الان يمكن من خلاله التعرف على نوع التاريخ ويقوم بتحويل التواريخ بشكل يحاكي طريقة تحويل النظام المركزي . مع ملاحظة ان تحويل التاريخ في معارف قد يحدث عنه  فرق في التاريخ بزيادة او نقص يوم واحد عن النظام .

4- التأكد من إدخال تقدير العام السابق للصف الأول وكذلك النسبة للعام السابق لصف الثاني والثالث لجميع الطلاب .

5- التأكد أن جميع أرقام الهويات الموجودة في النظام المركزي هي موجودة ومطابقة لبيانات برنامج معارف وتعديل ما يلزم في برنامج معارف لان غالبا رقم الهوية في النظام هو الصحيح .

6-   بعد هذا كله يمكن رفع وتصدير البيانات للطلاب باستخدام البرنامج وذلك من خلال :

أ -  الضغط على الزر رقم (1) البحث عن مستخدم موجود في النظم أو اختيار مستخدم جديد في حالة عدم وجود رقم الهوية في النظام  والضغط على زر رقم (1) .

ب- ثم الضغط على الزر رقم (2) تصدير بقية البيانات أو جعل عملية التصدير للجميع من في القائمة آلياً. 

 
ملاحظة :
الأسماء التي تم تدقيقها من قبل الوزارة ( أي الاسم العربي في النظام المركزي مطابق للاسم في الهوية الوطنية ) نجد أن حقول الاسم الأول والثاني والثالث والربع غير مفعلة . ولا يمكن التعديل عليها لا يدويا ولا بالبرنامج إلى بتقديم طلب التعديل ( من رابط طلب التعديل ) موجود في أسفل شاشة بيانات المستخدم في النظام المركزي .